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6 Tipps, mit denen Sie Ihren virtuellen Presseservice verbessern
- Über 60 % der E-Mail-Anfragen wurden nicht innerhalb von 24 Stunden beantwortet. Bei 34 % ließ die Antwort sogar länger als 5 Tage auf sich warten.
- In mehr als der Hälfte der Press-Rooms fehlten wichtige Dokumente wie aktuelle Pressemitteilungen oder Pressefotos.
- 38 % der Presseseiten konnten erst nach einer zeitaufwändigen Akkreditierung aufgerufen werden.
Schlechter Web-Service bringt schlechte Presse
Die Konsequenz nutzerunfreundlicher Press-Rooms liegt auf der Hand: Wenn der Journalist die gewünschten Informationen nicht oder nur mit sehr großem Zeitaufwand findet, wird er entweder kürzer oder gar nicht über Ihr Unternehmen berichten - oder aber sich die Informationen auf anderem Wege beschaffen. Letzteres führt dann dazu, dass Sie nicht kontrollieren können, was über Ihre Firma berichtet wird, und möglicherweise falsche Fakten verbreitet werden.
Erhöhen Sie Ihre Abdruckchance durch einen guten Web-Service
Im umgekehrten Fall steigt Ihre Medienpräsenz und die Qualität der veröffentlichten Informationen, wenn der Presse-Bereich des Web-Auftrittes Ihres Unternehmens den Bedürfnissen der Journalisten entgegenkommt.
- Benennen Sie innerhalb Ihres Teams einen Verantwortlichen, der für die Aktualisierung des Press-Rooms zuständig ist.
- Haben Sie keine Mitarbeiter, sollten Sie bei der Geschäftsleitung durchsetzen, dass Ihnen für diese Arbeit z. B. die Unterstützung der Sekretärin einer anderen Abteilung zugesichert wird.
- Kontrollieren Sie täglich, ob Presseanfragen per E-Mail eingegangen sind. Legen Sie unverzüglich fest, wer diese beantwortet, und überprüfen Sie, ob dies umgehend erledigt wurde.
- Um die Beantwortung von Anfragen zu vereinfachen, sollten Sie für häufig gestellte Fragen E-Mail-Textbausteine vorformulieren. Hierbei können Sie z. B. die besonderen Stärken Ihres Unternehmens benennen oder entkräftend auf Kritikpunkte zu den Produkten Ihrer Firma eingehen.
- Stellen Sie sicher, dass alle Presseinformationen parallel zur Veröffentlichung in Ihren Press-Room gestellt werden.
- Überprüfen Sie, wann der Versand einer Pressemitteilung per E-Mail Sinn macht. Bedenken Sie bei persönlichen E-Mail-Adressen, dass der Empfänger möglicherweise abwesend sein könnte - und Ihre Mitteilung so erst zu spät gelesen wird. Bei der Verwendung allgemeiner E-Mail-Adressen besteht die Gefahr, dass Ihre Pressemitteilung nicht bei den fachlich zuständigen Redakteuren landet. Am sichersten ist es, wenn Sie Ihren Ansprechpartner vorder E-Mail-Zustellung anrufen.
Ihr Nutzen
PRPraxis, Ihr Fachinformationsdienst für Verantwortliche in PR & Öffentlichkeitsarbeit unterstützt Sie dabei,
- die Bekanntheit Ihres Unternehmens oder Ihrer Einrichtung zu erhöhen,
- das Image Ihres Unternehmens oder Ihrer Einrichtung zu stärken, die interne Kommunikation zu verbessern sowie
- die Kundenbindung und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
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