Pressemappen

Pressemappen bündeln Presseberichte über ein Unternehmen. Diese Ansammlung wird dann gerne in vervielfältigter Form an weitere Journalisten überreicht, um diesen einen Eindruck über die bisherige Situation zu ermöglichen.

So sorgen Sie vor, während und nach einer Messe für breite Presseresonanz

Wie Sie mit kontinuierlicher Arbeit und Pressemappen zum PR-Erfolg kommen

Selten bietet sich Ihnen die Möglichkeit, sich in kurzer Zeit einer solch großen Bandbreite an Pressevertretern, Mitbewerbern oder Kunden zu präsentieren, wie auf einer Messe. Um diese hervorragende Ausgangslage optimal nutzen zu können, ist eine professionelle Pressearbeit nicht nur vor, sondern auch während der Messe unerlässlich. Je besser Sie die auf der Messe anwesenden Pressevertreter mit professionell aufbereiteten Informationen wie zum Beispiel Pressemappen versorgen, desto umfangreicher und substantieller wird die Berichterstattung über die Teilnahme Ihres Unternehmens an der entsprechenden Messe sein.

Wie Sie Ihre Pressearbeit vor der Messe ankurbeln

1. Informieren Sie die Fach- und Publikumspresse über Ihre Messeteilnahme: Die Tatsache, dass Sie auf einer Messe ausstellen, ist ein PR-Ereignis mit einem hohen Nachrichtenwert. Informieren Sie also alle relevanten Medien darüber.

2. Laden Sie gezielt Pressevertreter an Ihren Messestand ein: Bitten Sie Ihre wichtigsten Medienpartner mit einer persönlichen Einladung, Sie an Ihrem Messestand zu besuchen. Erhöhen Sie den Reiz einer Stippvisite, indem Sie zu einem exklusiven Pressegespräch oder der Präsentation einer Neuheit einladen.

3. Werben Sie auf allen Geschäftspapieren und Werbematerialien mit Ihrem Messeauftritt: Weisen Sie auf Ihrem Firmenbriefpapier, auf Visitenkarten, in Anzeigen und natürlich auf Ihren Web-Seiten auf Ihren bevorstehenden Messeauftritt hin. Geben Sie immer Ihre genaue Stand- und Hallennummer an.

Wie Sie Ihre Pressearbeit während der Messe gestalten

Sei es nun Pressekonferenz, Pressegespräch oder Pressefrühstück - als Faustregel gilt: Legen Sie diese Termine in die erste Hälfte des Messezeitraums. In diesen Tagen ist die "Journalistendichte" am höchsten. Außerdem reisen viele Pressevertreter schnell wieder ab, um aktuell über die Messe zu berichten. Lesen Sie hier, welche Maßnahmen für Ihre erfolgreiche Messe-PR am besten geeignet sind.

• Pressekonferenz Wie bei "normalen" Pressekonferenzen gilt auch im Rahmen einer Messe, dass Sie nur dann zu einer solchen Veranstaltung einladen sollten, wenn Sie wirklich Neuigkeiten zu verkünden haben. Achten Sie darauf, dass sich Ihr Termin nicht mit denen anderer Aussteller überschneidet - Informationen dazu erhalten Sie vom jeweiligen Veranstalter.
  Wählen Sie einen Konferenzraum, der direkt auf dem Messegelände liegt. Diese Räume sind zwar nicht so repräsentativ wie die Tagungsräume innerstädtischer Luxushotels, dafür zählen die kurzen Wege und die journalistengerechte Ausstattung mit Internet-Zugängen usw.


• Einzelgespräch Das direkte Gespräch mit Ihren wichtigsten Medienpartnern ist häufig der erfolgreichere Weg für die Vertiefung Ihrer Pressekontakte.
  Vereinbaren Sie am besten schon vor der Messe Einzeltermine mit den Journalisten. Planen Sie pro Termin großzügig eine Stunde ein. Damit steigen die Chancen, die "richtigen" Journalisten für Ihre Themen zu interessieren. Der Vorteil für Sie: Durch die individuelle Kommunikation können Sie die Inhalte zielgenau auf die Belange des Journalisten und der jeweiligen Publikation zuschneiden oder auch exklusive "Geschichten" anbieten. Oft lassen sich in solchen Gesprächen interessante Projekte, wie z. B. Artikelserien oder Firmenporträts, "eintüten".


• Presselunch & Presseessen Hier verbinden Sie das Angenehme mit dem Nützlichen. Laden Sie die wichtigsten Medienvertreter zu einem zwanglosen Brunch ein und nutzen Sie die ungezwungene Atmosphäre für ein persönliches Kennenlernen und einen offenen Gedankenaustausch.
  Bei manchen Fachmessen sind Presseessen bereits zu einem festen Bestandteil des Messeprogramms geworden.
  Die Pressevertreter genießen die angenehme Atmosphäre dieses gediegenen Abendessens und die Möglichkeit eines Gedankenaustauschs mit hochkarätigen Branchenvertretern.


• PR-Maßnahmen des Veranstalters Auf den meisten wichtigen Messen gibt es eine extra für Journalisten eingerichtete Presselounge, in der die Medienverteter ungestört schreiben, telefonieren oder mailen können. Nutzen Sie die Möglichkeit und legen Sie hier Ihre Pressemitteilungen oder Pressemappen aus.
  Darüber hinaus bieten viele Messeveranstalter die Möglichkeit, kostenlose PR-Berichte in Messezeitschriften zu platzieren, oder gegen einen geringen Aufpreis Ihr Logo statt nur Ihren Adresseintrag im Ausstellerkatalog zu drucken.
  Häufig kommen Sie als Aussteller auch in den Genuss attraktiver Sonderkonditionen, die die Messeveranstalter mit kooperierenden Fachzeitschriften ausgehandelt haben. Oder Sie können einen Weblink direkt von der Homepage der Messe auf Ihre Firmen- Webseite setzen lassen.
  Häufig laden Veranstalter auch zu so genannten Ausstellerpartys oder Get-together-Partys ein. Auch wenn Sie mitten im Standaufbau stecken oder noch eine Pressemitteilung schreiben müssen, nehmen Sie sich unbedingt die Zeit, an solchen Veranstaltungen teilzunehmen. Hier treffen Sie in der Regel auch alle wichtigen Pressevertreter in einem unkomplizierten und entspannten Umfeld.
  Nutzen Sie all diese von Veranstaltern offerierten Vorzüge - und fragen Sie gezielt danach. Häufig ist mehr möglich als Sie denken.


• Sponsoring einzelner Messeevents Viele Messeveranstalter bieten Ausstellern die Möglichkeit, einzelne Messedienstleistungen zu sponsern. Diese Maßnahmen sind häufig viel wirksamer und gleichzeitig preisgünstiger als Anzeigen in Messekatalogen.
  Besonders Erfolg versprechend sind z. B. das Sponsoring der Besucher- und Aussteller-Badges (Besucher- und Ausstellerausweise). Da jeder Gesprächspartner mindestens einmal auf das Namensschild seines Gegenübers schaut, ist Ihr Firmenlogo hier immer im Blick.
  Ebenfalls empfehlenswert sind das Sponsoring der Shuttlebusse von den Hotels zu den Messehallen oder der in den Messestädten an den Autobahnausfahrten und Hauptkreuzungen aufgestellten Wegweiser.


• Ihre Firmen-Webseiten Viele PR-Verantwortliche widmen der Vorbereitung und Durchführung ihres Messeauftritts die volle Aufmerksamkeit und vergessen dabei ganz die Aktualisierung ihrer Firmen-Webseiten. Stehen nach der Messe auch noch umfangreiche Nachfass-Aktionen an, finden User plötzlich nur noch veraltete Informationen auf Ihren Web-Seiten.
  Dabei kommt es gerade während einer Messe auf einen aktuellen und professionell gepflegten Web-Auftritt an. Denn viele Messebesucher und Journalisten nutzen das Web, um vor Ort nähere Informationen über Ihr Unternehmen einzuholen oder um sich direkt nach ihrer Rückkehr ein detaillierteres Bild Ihrer Firma machen zu können.
  Achten Sie deshalb darauf, dass Ihre Web-Seiten möglichst tagesaktuell sind. Stellen Sie alle neuen Pressemitteilungen sofort parallel ins Netz.
  Veröffentlichen Sie beispielsweise Statements Ihres Firmenmanagements zum Verlauf der Messe. Geben Sie auf der Messe getätigte Geschäftsabschlüsse - möglichst mit Foto - bekannt. Oder stellen Sie den Usern aktuelle Fotos Ihres Messestandes und ein Resümee Ihres Messeauftritts zur Verfügung.

Das gehört in die Pressemappen

• aktuelle Pressemitteilungen
• Infoblätter mit den wichtigsten Daten zu neuen Produkten, Strategien usw.
• Firmenbeschreibung (Gründung, Firmenadresse, URL, Inhaber, Geschäftsleitung, Mitarbeiter, Umsatz/Gewinn, Referenzen, Firmenphilosophie)
• Visitenkarte des Presse-Ansprechpartners
• Hallen- und Standnummer während der Messe
• eventuell Einladung zur Pressekonferenz
• aktuelle Preislisten
• Pressefotos

PR Praxis bietet Ihnen Tipps zum Thema "Pressemappen"

PR Praxis verrät Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit optimal darstellen. Der Ratgeber gibt Hinweise, wie Sie erfolgreiche PR-Aktionen durchführen und das Unternehmensimage verbessern. Angesprochen werden hier auch die Pressemappen. Passend dazu werden die Faktoren der Corporate Identity, Imagebroschüre und Kommunikation beachtet.

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