Geschäftsberichte

Durch Geschäftsberichte legen Unternehmen den Anteilseignern, aber auch der interessierten Öffentlichkeit Rechenschaft über das abgelaufene Geschäftsjahr ab. Sie dienen als eine der wichtigsten Informationsquellen für den Eigentümer (z.B. den Aktionär einer Aktiengesellschaft) über Tätigkeit, Strategie und Erfolg des Unternehmens.

Neue Software hilft bei der Erstellung von Geschäftsberichten

Alle Jahre wieder müsssen PR-Abteilungen deutscher Unternehmen die turnusmäßigen Geschäftsberichte verfassen. Dabei variiert der Aufwand je nach Größe der Firma - in jedem Fall aber kommen die verantwortlichen Öffentlichkeitsarbeiter nicht darum herum, die wichtigsten Finanz- und Bilanzdaten detailliert zu dokumentieren.

Denn Geschäftsberichte dienen nicht nur der Außendarstellung gegenüber Anteilseignern und Aktionären, sie sind auch ein offizielles Dokument für Banken, Kreditgeber und potenzielle Investoren.
Um einen einheitlichen Standard zu schaffen, plädieren PR- und Investor-Relations-Organisationen dafür, Geschäftsberichte in international gültiger, kompatibler und in elektronischer Form zu verfassen: Als allgemein akzeptierte Computersprache gilt dabei XBRL (Extensible Business Reporting Language), ein Datenformat, das auf dem Internetstandard XML basiert.

"Eine einheitliche Form reicht für eine schnelle Analyse der Dokumente aber nicht aus", betont Thomas Risse vom Fraunhofer-Institut für Integrierte Publikations- und Informationssysteme IPSI in Darmstadt. "Entscheidend ist auch, das richtige Werkzeug dafür zu haben!"
Die Forscher haben dazu die Software ABRA entwickelt. Damit können Banker und Börsianer gezielt Informationen in den Geschäftsberichten aufspüren, diese extrahieren und sie dann in Datenbanken einlesen. Ebenso können sie den ganzen Bericht in andere Formate wie pdf und Word- Dateien umwandeln.

So werden Geschäftsberichte zum Imageträger für ein ganzes Jahr

Und: Was Sie beachten müssen bei Planung, Konzeption, Budgetierung und Durchführung

Geschäftsberichte zeichnen Ihr Unternehmensjahr nach. Sie listen die Kennzahlen auf, belegen mit Daten und Fakten die Entwicklung, zeigen die Positionierung am Markt und werfen den Spot auf die Highlights des Jahres. Und vor allem: Geschäftsberichte sind die Visitenkarte Ihrer Werbelinie. Mit der Gültigkeit eines ganzen Jahres prägt dieses Kommunikationsmittel Ihren Firmenauftritt in besonderer Weise. Wir sagen Ihnen, was es zu beachten gibt:

• bei der Kostenkalkulation
• bei der Projektplanung
• bei der Zusammenarbeit mit der Agentur
• bei der Gesamterstellung
• bei der Zielgruppendefinition
• bei der Vermarktung

Ob mit Agentur oder in Eigenregie: Visualisieren Sie Ihr Berichtsjahr kreativ, glaubwürdig, angemessen

Denn neben all den wichtigen Rechenschaftspflichten haben Sie in diesem Bericht zusätzlich die Chance, sich darzustellen als ein modernes, kreatives Unternehmen, das Freude an der Präsentation seiner Tradition, seiner Werte und Perspektiven hat, als ein Unternehmen, dem Kommunikation und Image am Herzen liegen. Eine schöne - und arbeitsintensive - Aufgabe für jeden PR-Verantwortlichen.

Wie Sie diesen Anspruch erfüllen, wie Sie Entscheidungen treffen und das Projekt umsetzen, vom Konzept bis zum Druck, das möchten wir Ihnen zeigen. Wir möchten Sie begleiten von der Idee bis zum Produkt und mit Tipps und Hinweisen einen Leitfaden bieten.

Am Anfang steht die Frage: Allein oder zu zweit?

Sie haben tatsächlich beide Möglichkeiten: nämlich Geschäftsberichte in Eigenregie zu erstellen oder das Projekt einer Agentur zu übertragen. Diese Entscheidung ist von einigen Faktoren abhängig:

• 1. Wie hoch ist Ihr Budget für das Projekt "Jahresbericht"?
• 2. Wie groß ist Ihr Know-how in der Umsetzung eines solch einflussstarken Werbemittels?
• 3. Wie viel Zeit können Sie neben Ihrer täglichen Arbeit zusätzlich einplanen?
• 4. Wie hoch wird die Unterstützung Ihrer Kollegen anderer Fachabteilungen sein?

Argumente für Ihre Entscheidung

Möchten Sie Ihr Projekt in Eigenregie durchführen?
Dann kostet der Jahresbericht von der Idee bis zum Druck und Versand ca. 6.000 € bei einer Auflage von 2.000 Exemplaren.

Möchten Sie eine Agentur beauftragen?
Ein durch die Agentur entworfener und erstellter Jahresbericht in gleicher Auflagenhöhe kostet je nach Aufwand zwischen 12.000 und 25.000 €, bei besonders aufwendig und originell gestalteten Heften auch mehr.

Kennen Sie sich aus mit Kreativleistungen, mit der Wirkung von Wort und Bild und Grafik, mit Zahlentabellen, mit Layout, mit Korrekturphasen, mit Fotodatenbanken, Copyrights und Freigaben?
Prima. Dann bliebe nur noch die Frage nach dem Equipment: Unter www.freewareguide.de finden Sie eine Übersicht zu Windows-kompatiblen Grafikprogrammen.

Haben Sie Zeit?
Zur Erstellung eines Jahresberichtes benötigen Sie mindestens 14 bis 16 Wochen. In Eigenregie werden Sie diese Wochen gänzlich mit dem Projekt "Jahresbericht" beschäftigt sein. Mit Hilfe einer Agentur werden Sie sich Freiräume für andere Aufgaben sichern können.

Es gibt also zwei Faktoren, die bei Ihrer Entscheidung handlungsleitend sind. Zum einen die Antwort auf die Fragen:

• 1. Was können Sie zeitlich und fachlich selbst leisten?
• 2. Wie hoch ist Ihr Projektbudget?

Mit der Entscheidung, die Kreativ- und Gestaltungsaufgaben einer Agentur zu überlassen, können Sie eine erste Kalkulation für die Geschäftsführung erarbeiten und ein Briefing für die Agentur sehr pointiert vorbereiten.

Meine Tipps für Geschäftsberichte

Falls Sie sich für den Alleingang entscheiden, werden Sie Fotos bearbeiten müssen. Ein kostenfreies Fotobearbeitungsprogramm ist unter dem Namen gimp im Internet als Download erhältlich. Der Link ist: www.chip.de.

Erstellen Sie einen Handlungsrahmen für das gesamte Projekt, listen Sie alle auch noch so kleinen Schritte detailliert auf und markieren Sie dabei, was Sie selbst erledigen möchten und welche Verantwortlichkeiten Sie einer Agentur übertragen werden. Es ist wichtig, diesen Plan vor der Agentur-Suche zu erstellen, denn nur so können Sie die Agenturleistungen kalkulieren, nur so erkennen Sie Ihre eventuellen zeitlichen und fachlichen Schwächen, die es mit externem Sachverstand zu stärken gilt.

Geben Sie die ruhig einige Maßnahmen in die erfahrenen Hände einer Agentur. Denn einige Aufgaben setzen ein hohes Maß an Kreativität und Produktionskenntnissen voraus und sind zudem sehr zeitaufwendig und bündeln die gesamte Aufmerksamkeit weit über das Alltagsgeschäft hinaus.

Meine Empfehlung für Geschäftsberichte

Ein vernünftiger Mix aus Eigen- und Agenturleistung ist die beste Lösung, um einen professionellen, modernen und überzeugenden Jahresbericht zu produzieren. Dieser Mix bietet Ihnen einen gewinnbringenden Zusatzeffekt:

• Sie lernen Neues über Trends in der Werbung, über Kreativität, über Kommunikation, über das Handling von Grafikprogrammen.
• Sie erhalten zusätzliche Inputs für Ihre PR-Arbeit,
• Sie profitieren vom Fachwissen der Agentur und steigern Ihr Know-how auf dem weiten Feld der Public Relations.

PR Praxis bietet Ihnen Tipps zum Thema "Geschäftsberichte"

PR Praxis verrät Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit optimal darstellen. Der Ratgeber gibt Hinweise, wie Sie erfolgreiche PR-Aktionen durchführen und das Unternehmensimage verbessern. Angesprochen werden hier auch die Geschäftsberichte. Passend dazu werden die Faktoren der Corporate Identity, Imagebroschüre und Pressemappen beachtet.

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