Wann besucht ein Jourrnalist Ihre Pressekonferenz? Wann muss ein Pressetext auf dem Redaktionstisch landen, um beachtet zu werden? Wann ist der beste Zeitpunkt für ein persönliches Gespräch? Die Antworten auf diese Fragen sind die Koordinaten für Ihre effiziente Pressearbeit.
Die grundsätzliche Regel für effiziente Pressearbeit lautet:
Beachten Sie den Redaktionsalltag
Natürlich haben Sie Ihren ganz individuellen täglichen Arbeitsablauf. Sie richten sich nach den Vorgaben Ihrer Geschäftsführung, nach Ihren Jahreszielen, nach Ihrer Projektplanung. Und für den Fall, dass ad hoc und überraschenderweise eine Presseaktion nötig werden sollte, haben Sie dafür Zeitpuffer im Terminplan berücksichtigt. Aber Ihre eigene Planung genügt nicht, um den Erfolg Ihrer Pressearbeit zu garantieren. Denn:
Ihre Pressearbeit unterliegt dem Zeitdiktat der Redaktionen
Und deren Arbeit wird bestimmt durch die Besprechung am Morgen und den Redaktionsschluss am Nachmittag. Dazwischen wird recherchiert und geschrieben.
Information ist die erste Journalistenpflicht
Und seine Quellen sind meist:
- die eigene Recherche,
- der Besuch einer Pressekonferenz,
- das Pressegespräch im kleinen Kreis,
- der redaktionell aufbereitete Pressetext,
- die Internetseiten.
Unsere Hinweise für Ihre effiziente Pressearbeit
Diese Informationen sammelt der Redakteur einer Tageszeitung in der Regel zwischen 11.00 und 14.00 Uhr. Vor dieser Zeit werden die Themen des Tages in Absprache mit dem Chef vom Dienst festgelegt, nach dieser Zeit steht das Schreiben im Vordergrund. Abgabefrist für das Korrektorat und die Schlussredaktion ist zwischen 17.00 und 18.00 Uhr.
Ermöglichen Sie dem Journalisten jederzeit die eigene Recherche auf Ihrer Website. Für effiziente Pressearbeit muss Ihr digitales Pressecenter immer aktuell, immer gepflegt sein, ein Kontakt zu Ihnen jederzeit erfolgen können, und alle Fragen sollten sehr zeitnah - am besten innerhalb einer Stunde - beantwortet werden.
Planen Sie Ihre Pressekonferenz vorzugsweise an einem Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag in der Zeit von 11.00 bis 13.00 Uhr. Bitte beachten Sie dabei alle Presseveranstaltungen in Ihrer Umgebung. Wenn Sie erkennen können, dass bereits eine wichtige Pressekonferenz eines anderen Unternehmens stattfindet, verschieben Sie Ihre Veranstaltung wenn möglich oder bieten Sie Ihre Pressemappen mit Reden (mit Sperrfrist versehen) und Waschzettel den Redaktionen auch ohne deren Teilnahme an.
Zwei Tipps für effiziente Pressearbeit
Tipp 1
Presseveranstaltungen in Ihrer Nähe finden Sie im Internet unter www.pressrelation.de oder www.medienkalender.de oder auf der Website Ihrer Stadt/Region unter "Presse" oder "Aktuelles".
Möchten Sie, dass der Journalist nach einem Pressegespräch in kleinem Kreise berichtet, so sollten Sie ebenfalls die Zeiten von Montag bis Donnerstag von 11.00 bis 13.00 Uhr für die Einladung berücksichtigen. Es sei denn, Sie möchten speziell die Wochenendausgabe oder die Sonntagszeitungen erreichen, dann eignet sich der Freitag für ein Pressegespräch.
Tipp 2
Für ein Pressegespräch gibt es einen Ehrenkodex, der bestimmt, wann der Journalist die erhaltenen Informationen veröffentlichen darf und wann nicht. Nennen Sie diese Rahmenbedingung gleich zu Beginn des Gespräches und verwenden Sie dabei die folgende Kategorisierung:
- Unter 1: Jedes Detail des Gespräches darf verwendet werden.
- Unter 2: Der Inhalt des Gespräches darf verwendet, nicht aber der Informant erwähnt werden.
- Unter 3: Das Gespräch dient nur zur Klärung, kein Hinweis auf das Gespräch darf veröffentlicht werden.
Erfahrene Journalisten beachten die Regeln. Allerdings sollten Sie sich vergewissern, ob Ihr Gesprächspartner Sie verstanden hat, ob Sie ihm vertrauen können. So nennen Sie diesen Code deutlich und lassen sich am besten wörtlich die Akzeptanz dieser Vereinbarung bestätigen, nämlich, dass es sich um eine Information handelt, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt ist, etc.
Kennen Sie die Deadline Ihrer Tageszeitung?
Wenn ja, dann kennen Sie den Sprint um die Freigabe der Seiten am Nachmittag. Wenn nicht, dann sollten Sie sich auf jeden Fall danach erkundigen. Denn was für die Pressekonferenz gilt, trifft auch für Ihren redaktionellen Text zu. Nach 17.00 Uhr geliefert, haben Sie kaum eine Chance, den Beitrag in der nächsten Ausgabe Ihrer Tageszeitung zu finden. Ist Ihr Text jedoch gut strukturiert und formuliert, dann greift der Redakteur am Ende des Nachmittages gerne darauf zurück, wenn eine Lücke im Blatt zu erkennen ist.
Das Wissen um den Tagesablauf der Redakteure vereinfacht die Kommunikation und die Arbeit erheblich. Und wenn Sie Ihre Pressearbeit danach richten, so erhöhen Sie erheblich die Chance, dass Ihr aktuelles Thema beachtet, vielleicht sogar veröffentlicht wird. Ein effektvoller Zusatzaspekt: Der Redakteur merkt schnell, dass Sie ein Profi Ihres Metiers sind.
PR Praxis liefert Ihnen wertvolle Tipps zum Thema "Effiziente Pressearbeit"
PR Praxis verrät Ihnen, wie Sie Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit optimal darstellen. Der Ratgeber gibt Hinweise, wie Sie erfolgreich effiziente Pressearbeit leisten und sich als Profi Ihres Fachs zeigen.
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