Tag der offenen Tür: Wie Sie die Veranstaltungsrisiken minimieren

Erfolgsrisiko 1: Sie laden ein und keiner meldet sich an.
Gibt es eine beliebte Konkurrenzveranstaltung, einen Publikumsmagnet zum selben Zeitpunkt? Recherchieren Sie in Ihren regionalen Terminportalen bzw. auf der Homepage Ihrer Stadt. Verschieben Sie Ihre Veranstaltung, wählen Sie von Beginn an einen Ausweichtermin für solche Fälle.

Erfolgsrisiko 2: Das Wetter hält nicht, was die Meteorologen versprachen.
Wählen Sie bei allen Open-Air-Veranstaltungen überdachte Alternativmöglichkeiten, falls die Regenwolken platzen, bzw. achten Sie darauf, dass Räumlichkeiten im Hause ohne weitere Vorbereitungen genutzt werden können.

Erfolgsrisiko 3: Die Zufahrt zur Location ist blockiert.
Melden Sie Ihre Veranstaltung beim Ordnungsamt an, wenn es sich um eine große Veranstaltung handelt. Fragen Sie nach freier Zufahrt und Parkeinschränkungen für den Veranstaltungstag sowie nach entsprechenden Schildern und evtl. Sicherheitshinweisen.

Erfolgsrisiko 4: Die Technik funktioniert nicht.
Sorgen Sie dafür, dass während der gesamten Veranstaltung ein Techniker vor Ort ist, dass das Equipment bei Schäden austauschbar ist.

Erfolgsrisiko 5: Nicht ausreichend Platz für Mäntel
Achten Sie auf ausreichende Garderobemöglichkeit im Foyerbereich. Hier entsteht sonst ein erstes Ärgernis für Ihre Gäste. Ebenso sollten lange Wartezeiten für die Abgabe der Garderobe vermieden werden.

Erfolgsrisiko 6: Das Essen reicht nicht.
Es klingt banal, ist aber wahr: Gutes und ausreichendes Essen hebt die Laune der Gäste und den Erfolg
Ihres Tages der offenen Tür. Bitte sparen Sie nicht bei der Imbiss- und Getränkeauswahl. Können Sie bei Bedarf schnell und unauffällig nachliefern lassen?

Erfolgsrisiko 7: Eine Toilette für 100 Gäste.
Die hygienischen Bedingungen sollten sehr gut sein. Notfalls mieten Sie WC-Boxen und weisen mit Schildern den Weg dorthin.

Erfolgsrisiko 8: Akteure kommen zu spät oder gar nicht.
Überlegen Sie im Vorhinein, wie Sie ungewollte Pausen überbrücken oder entfallene Programmpunkte ersetzen können: ob mit einer zusätzlich vorbereiteten Rede, mit einer weiteren Musikeinlage, mit einem Imagefilm auf Großleinwand oder Musik vom Band etc.

Erfolgsrisiko 9: Besucher ohne Einlasskarte.
Generell haben Besucher kein Verständnis, wenn sie abgewiesen werden. Ein vergraulter Gast wird Ihre Leistung niemals wieder in Anspruch nehmen und sicher schlecht über Ihr Unternehmen reden. Daher drücken Sie beide Augen zu, stellen Sie ein Namensschild aus und heißen Sie ihn willkommen.

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